Todas las empresas requieren de perfiles de puesto de trabajo, son necesarios para llevar a cabo buenos procesos de contratación, para asegurar que cada candidato conozca su función dentro de la compañía o/y para medir sus habilidades y motivar su desarrollo.
Desgraciadamente, son pocas las empresas que dedican suficiente tiempo, análisis y estrategia en la creación de estos perfiles, o con frecuencia tan solo se utilizan perfiles de puesto genéricos que no toman en cuenta las necesidades y objetivos de la organización.
¿Qué es un perfil de puesto?
Un perfil de puesto son descripciones concretas de las características, tareas y responsabilidades que tiene un puesto en la empresa, así como las competencias y conocimientos que debe tener el candidato que lo ocupe.
El perfil de puesto tiene como objetivo principal facilitar a cualquier persona, interna o externa, tener un panorama general de la función del puesto dentro de la empresa y las competencias y conocimientos requeridas de quien lo ocupa.
La función de un perfil de puesto es permitir a las empresas ordenar sus procesos de reclutamiento, operación, capacitación y planeación.
Beneficios al implementar perfiles de puestos
Los perfiles de puesto, nos brindan el sustento y la guía necesaria para que todos los colaboradores puedan contribuir en la obtención de los objetivos y metas de la empresa.
1. Mejores procesos de contratación.
El contar con perfiles de puesto claros, facilita el proceso de promoción de una vacante, y asegura que solo el personal calificado se acerque a pedir información.
También ayuda a los reclutadores a poder analizar específicamente que deben buscar en los candidatos.
2. Procesos adecuados de inducción.
Una vez seleccionado, el perfil de puesto facilitará que el candidato pueda entender claramente que se espera de él.
3. Facilita la comunicación entre los empleados.
Los perfiles de puesto sirven de apoyo para de una manera clara definir las tareas que cada empleado debe desempeñar, y apoyar así a los jefes o supervisores a tener un mayor control sobre su área y facilitarles el gestionar y evaluar el desempeño de cada colaborador.
4. Promueve el desarrollo de los empleados.
Al momento de evaluar el desempeño de los empleados y al definir su plan de carrera, los perfiles de puesto sirven como un sustento para conocer las competencias donde cada colaborador debe buscar mejorar continuamente, y qué nuevas áreas serían necesarias para conseguir futuros ascensos dentro de la organización, además de incrementar y fortalecer sus habilidades
5. Apoyan en la definición de salarios.
Al contar con todos los requerimientos y características que debe tener un empleado para ocupar un puesto, el proceso de definir el salario se vuelve más sencillo y equitativo en toda la organización.
Además, nos permite ver las discrepancias entre diferentes puestos y sus salarios, si acaso existieran.
6. En casos de despido, sirven como evidencia.
Los perfiles de puesto nos ayudan como evidencia al momento de despedir a una persona por no llevar a cabo sus labores de manera satisfactoria
7. Ayudan a planear para el futuro.
Cuando un directivo o gerente plantea los perfiles de puesto, le ayuda a incrementar sus conocimientos de la empresa, y a planear cambios o estrategias para conseguir mejores resultados.
Como crear un perfil de puesto
1. Descripción general del puesto.
Lo primero que debemos de definir en un Perfil de Puesto es un resumen corto y preciso del puesto, y su razón de ser dentro de la organización.
Esta sección debe de permitir a la persona que lea el perfil, ya sea un reclutador, candidato u otro colaborador, darse una idea rápida del rol que tendrá el puesto dentro de la organización.
Algunos apartados importantes en esta sección son:
- Objetivo del puesto.
- Departamento al que pertenece.
- A qué puesto le reporta y que puestos le reportan.
- Clientes internos.
- Clientes externos.
- Entidades externas con las que se relaciona (gobierno, proveedores, accionistas, entre otros).
2. Perfil candidato.
Una vez que definimos que objetivo tiene el puesto en la organización, es necesario saber qué perfil debe de tener la persona que lo ocupe.
- Estudios.Conocimientos técnicos.Experiencia laboral.
- Otros Requerimientos (Certificados, Cursos, Idiomas, entre otros).
3. Competencias personales y profesionales.
Después de conocer que conocimientos técnicos y experiencia debe de tener el colaborador que ocupe el puesto, continua el definir las competencias necesarias para que logre implementar estos conocimientos en su puesto y con su equipo de trabajo.
Esto nos ayudará a poder seleccionar pruebas adecuadas a aplicar a los candidatos, así como generar mejores planes de desarrollo a los candidatos seleccionados.
Algunos ejemplos de estas competencias son:
- Comunicación.
- Liderazgo
- Proactividad
- Enfoque a resultados.
- Empatía.
- Actitud de servicio.
4. Indicadores de desempeño del puesto.
Para esto es necesario alinear los objetivos del puesto con los de la compañía, y enlistar los resultados clave cuantificables sobre los cuales se medirá su desempeño.
Para un puesto de ventas podría definirse en cantidad de citas, clientes cerrados, valor de venta, retención de clientes. Para un puesto de Recursos Humanos será bajar la rotación, aumentar la satisfacción laboral, disminuir los tiempos de contratación.
Aquí lo que se busca es tener claro como se medirá si el colaborador está cumpliendo con lo que se espera del puesto.
5. Compensaciones y beneficios (opcional).
Este apartado va sobre todo enfocado a la etapa de reclutamiento, en donde se debe de saber el tabulador del puesto, los requisitos de días trabajados, disponibilidad de viaje, entre otros.