¿Para qué sirve un sistema abierto en las organizaciones?

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¿Que es un sistema abierto ?

En el desarrollo organizacional con un enfoque sistémico, es más fácil comprender cómo llevar a cabo la planeación de un sistema abierto (OSP), herramienta que ayuda a una organización a evaluar sistemáticamente su medio ambiente y a desarrollar una respuesta estratégica a él.

La OSP trata a las organizaciones o departamentos como sistemas abiertos que interactúan con el medio ambiente para sobrevivir y desarrollarse.
Todo esto ayuda a los miembros de la organización a desarrollar su misión estratégica para relacionarla con el medio ambiente e influenciar favorablemente en su dirección, lo cual afecta el comportamiento humano en la empresa.
OSP: Opened System Planning ó Planeación de Sistemas Abiertos.

Inicio del sistema OSP

El proceso de OSP comienza con un diagnóstico del medio y la forma en la que las organizaciones se relacionan con él. Después se procede a desarrollar posibles “ambientes” o “escenarios” futuros y a diseñar planes de acción para crear el ambiente deseado.

Existen diversas prácticas o guías de acción para aplicar con eficacia esta intervención. Una práctica moderna que ha tenido gran aceptación en el ámbito gerencial es la técnica conocida como benchmarking, la cual consiste en tomar como marco de referencia aquellas organizaciones, grupos o personas que son líderes en su medio, y llevar a cabo verificaciones que permitan emularlas, comparándose con ellas, incluso aunque sean de un giro diferente al nuestro.

Supuestos acerca de la relación ambiente/organización

1. Las percepciones de los miembros de la organización desempeñan un papel principal en las relaciones con el medio.

2. Los miembros de la organización deben compartir un punto de vista común sobre el medio para poder coordinar sus acciones.

3. Las percepciones de los miembros de la organización deben reflejar la condición para la cual la organización responde con el propósito de ser efectiva. Entre los miembros del grupo debe existir la percepción de que deben lograr la calidad deseada por el bienestar del propio grupo y de la empresa como ente generador de puestos de trabajo.

4. La organización no sólo debe adaptarse al ambiente, también puede, de manera proactiva, crear ese ambiente; por ejemplo, difundir en la empresa la cultura de calidad o de mejoramiento continuo que permita a todos los miembros de la organización asimilar esa cultura.

Razones para aplicar el enfoque sistémico

Para realizar la OSP se deben dar los siguientes pasos:

1. Estudiar el medio en términos de dominios y la expectativa que tienen éstos sobre el comportamiento de la organización. Por ejemplo, algunos dominios pueden ser los clientes, agencias de gobierno, etcétera.

2. Evaluar la forma en la que la organización responde a las expectativas del ambiente.

3. Determinar la misión de la organización.

4. Construir un escenario futuro realista de las expectativas del medio y las respuestas de la organización, incluidos sus miembros.

5. Crear un escenario futuro ideal de las expectativas del medio y las respuestas de la organización.

6. Comparar el presente con el futuro ideal y preparar acciones para reducir la discrepancia existente

Funcionalidad y operatividad

Los expertos que han aplicado la planeación de sistemas abiertos ofrecen numerosas sugerencias para que pueda emplearse con eficacia. Estas reglas incluyen: Dedicarle suficiente tiempo y recursos. Se requiere mucho trabajo de preparación para recolectar información, analizarla y reportar los resultados a los grupos. Es muy importante que los miembros de la organización dediquen suficiente tiempo a desarrollar relaciones interpersonales saludables con la finalidad de que después puedan discutir la información de manera abierta, resolver puntos de vista en conflicto y llegar a un consenso que permita proceder con eficacia.

La OSP genera considerable información, por lo cual la pista de los datos se puede perder con facilidad. Por ello es necesario  efectuar reportes escritos de los diversos pasos a seguir, para así organizar toda la información. Tambien se debe de tratar sólo con áreas clave del medio Se debe detectar cuál es la información relevante que se quiere analizar con la finalidad de no perderle la pista y tener en mente el estudio que se desea realizar.

Considerar la planeación como un proceso, no como un ente aislado es fundamenta. Es probable que el valor clave de la OSP sea ayudar a los miembros de la organización a desarrollar un proceso continuo de evaluación y de relación con el medio. A pesar de que los planes específicos y la acción son importantes, pueden verse como resultados periódicos de un largo proceso de administración del medio.

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