Para realizar un diagnóstico correcto sobre una organización, ya sea el consultor en DO debe apoyarse en la información reunida mediante diversas herramientas. La recolección de datos consiste en obtener información de diferentes áreas de la organización.
El análisis posterior de los datos se realiza para organizar y examinar la información recopilada y contestar a las interrogantes que surgen respecto a los diversos procesos de la organización (comunicación, actividades, funciones de los miembros del grupo, liderazgo, autoridad, etc.). Esta información permite descubrir las causas de los problemas organizacionales, así como identificar pautas para el desarrollo futuro de la empresa.
Cuestionarios
Su contenido tiene por objeto descubrir hechos y opiniones, y reunir datos objetivos y cuantificables; por ello, deben estar integrados con preguntas orientadas a aclarar el objetivo que persigue el diagnóstico. Toda la información conseguida a través de cuestionarios se debe complementar y verificar con la obtenida por medio de otros instrumentos, como la entrevista directa. Los cuestionarios son un importante recurso para detectar sentimientos, es decir, lo que está“bajo la superficie” y no es fácil descubrir.
Entrevistas
Es común aplicar la entrevista a los participantes antes de una actividad en equipo o de una reunión. El entrevistador es, por lo general, un consultor. El propósito de la entrevista es explorar los aspectos relacionados con la eficiencia del grupo. Las entrevistas descubren opiniones y sentimientos positivos o negativos en relación con diversos aspectos: claridad de las metas individuales y de grupo, efecto del estilo administrativo y asuntos personales jamás manifestados. Las preguntas deben ayudar al entrevistado a expresar todo lo que piensa sobre la vida en la
organización.
Grupos de enfoque (focus group)
Un grupo de enfoque se define como una técnica de recolección de datos que actualmente se ha popularizado entre los consultores de DO con el fin de obtener información relevante acerca del sentir de un grupo de colaboradores respecto a la situación imperante en un departamento; área o la organización en su totalidad. El también conocido como focus group se lleva a cabo por medio de una entrevista grupal en la que todos las personas entrevistadas
se reúnen y mediante algunas “preguntas detonantes” emiten sus opiniones tanto a título individual por escrito; como a nivel grupal; intercambiando puntos de vista. Un principio básico del focus group se basa en la psicología
clínica que ha comprobado que las personas escuchan; hablan y se comunican con más facilidad cuando se encuentran en grupos.
Información documental (existente en un archivo)
La información documental es un material histórico que constituye un apoyo inmediato para el consultor, ya que antes de emprender cualquier acción en la empresa; puede consultar de manera rápida estadísticas (rotación, ausentismo, índice de accidentes, estudios anteriores, etc.), organigramas y cuadros de procesos; lo que le evita
duplicar esfuerzos. esta herramienta cuenta con beneficios un ejemplo es que la información Se encuentra a disposición del consultor y no implica ningún costo. También puede representar muchas horas de “ahorro”; ya que la información existente en la empresa no se duplica; dicha información Es fácilmente cuantificable.
Limitaciones
Puede presentarse el caso de que la información que se consulte sea obsoleta y, por ende, no sea pertinente. Además, si se cuenta con demasiada información, el consultor se puede “inundar” de datos irrelevantes que le impidan verificar los que son importantes para los fines que se pretenden. Por otra parte, si la persona que controla
la información del archivo no es competente; podrían “traspapelarse” datos relevantes para la elaboración del diagnóstico
Todos instrumentos comentados son herramientas esenciales para un consultor ya sea externo o interno incluso se pueden utilizar para evaluaciones del clima laboral; herramientas que toda empresa debe de realizar para una mejor organización interna.