El recurso mas valioso del ser humano es el tiempo tanto a nivel personal como profesional ¿ lo aprovechamos? Parece que nunca hay suficiente tiempo en el día. Pero, dado que todos tenemos las mismas 24 horas, ¿por qué algunas personas logran mucho más con su tiempo que otras? La respuesta está en la gestión del tiempo, recuerda no es lo mismo estar ocupado que ser efectivo.
La gestión del tiempo es de suma importancia en la metodología de trabajo de una empresa. Ayuda a planificar procesos y tareas dentro de un equipo además de identificar prioridades.
Motivos por los que la gestión del tiempo no es funcional
Cuando una persona no puede administrar su tiempo puede impactar en el equipo de trabajo y se pueden crear conflictos que podrían descontrolarse. Los plazos vencidos, las pérdidas financieras, las relaciones estresantes y la pérdida de trabajo son todos los resultados potenciales de las malas habilidades de gestión del tiempo. Te comparto algunos motivos que puedan ser un factor para no gestionar adecuadamente tu tiempo:
- Comunicación ineficaz: una buena comunicación te puede ahorrar mucho tiempo. Si te comunicas correctamente con tus clientes, trabajadores, compañeros, etcétera, no habrá malentendido y, por lo tanto, se perderá mucho menos tiempo. ¡Planifica con antelación!
- procrastinación: Este concepto se refiere al hecho de posponer el trabajo importante o necesario hasta el último minuto. Por lo general, cuando el trabajo se pospone hasta el último minuto, no está tan bien hecho como si se le hubiera dedicado más tiempo. Generalmente conduce a una baja productividad cuando no se completan las tareas de manera satisfactoria.
- Acumulación de tareas: La mala gestión del tiempo también lleva a que las personas se esfuercen demasiado, lo cual es un problema que ocurre cuando realizan demasiado trabajo y no asignan suficiente tiempo para completarlo. Las personas acumulan tareas en exceso tienen dificultades para delegar tareas y descubrir qué es un buen uso de su tiempo.
Consejos para optimizar la gestión del tiempo.
Es sencillo poder aplicar una optima gestión del tiempo, pero claro todos los del equipo de trabajo incluso el líder necesitan estar en el mismo canal. Te brindo algunos puntos que pueden apoyarte a optimizar la gestión de tu equipo de trabajo, tu empresa o en el ámbito personal.
- Crear listas de tareas : No todo cabe en la cabeza, por ello es mejor recopilar todas las tareas en un solo lugar para obtener una visión rápida y general de todo el trabajo que tiene que desarrollar.
- Planifica: No es posible mejorar la gestión del tiempo sin planificar con antelación. Es recomendable planificar cada día y cada semana. No obstante, planificar las tareas es solo un punto; busca el momento adecuado para planificar cada una de las tareas, así cuando llegue el momento de hacerlas no perderás tiempo.
- Seguir la regla 80/20: La regla del 80/20 viene a decir que el 20% del esfuerzo debe suponer el 80% de los resultados.
- Establece prioridades: El orden de las prioridades es fundamental para el sistema de una empresa incluso en la vida personal. Debes realizar una lista de tareas y establecer el orden según las prioridades; puedes organizarlas en diferentes niveles o categorías:
- Muy urgentes.
- Importantes, pero no demasiado urgentes.
- Tareas que pueden esperar.
- Tareas que puedes delegar.
- Automatizar procesos: Busca aplicaciones o herramientas que te ayuden, por ejemplo, a preparar las facturas, aplicación de pruebas psicometricas o aplicaciones para organizar la semana, etcétera. Investiga y no pierdas el tiempo en tareas que pueden realizarse de forma automática.
- Ser realista con los plazos Ser realista no implica únicamente tener en cuenta otras tareas pendientes, también implica tener en cuenta posibles imprevistos.
- Cambiar de tarea. Hay trabajos que requieren una mayor concentración, otros más tediosos y otros que nos agradan más. Es buena idea cambiar las actividades en función del momento del día, no somos igual de productivos a todas horas.
El impacto de gestionar el tiempo adecuadamente
- Niveles mínimos de estrés: Incluso los empleados más exitosos sienten estrés por completar plazos importantes. Administrar su tiempo de manera efectiva puede reducir directamente sus altos niveles de estrés. Disfrutando de menos plazos ajustados, menos prisas, mayor calidad de trabajo.
- Mayor calidad: La gestión del tiempo nos ayuda a centrarnos en las tareas más importantes y a agrupar tareas similares. Es probable que la calidad de nuestro trabajo aumente y la eficiencia mejore. Cuando la calidad mejora, tanto el trabajador, como el superior y los clientes con los que se trabaja, están más contentos.