Cómo mejorar la productividad laboral
En un mundo hiperactivo y constantemente conectado como el actual, resulta más fácil que nunca encontrar distracciones que nos impidan enfocarnos en nuestras actividades diarias, alejándonos de la consecución de nuestros objetivos o al menos haciendo más largo el periodo de tiempo que nos toma el alcanzarlos.
Es probable que mientras lean el presente artículo, haya personas que distraigan su atención por algún la llegada de algún correo electrónico, alguna notificación de sus redes sociales, una llamada telefónica o bien porque algún colega les llame para comentar alguna situación. El vivir en un entorno hiperactivo y conectado ha complicado el estar atentos a una única actividad de forma constante.
Estar siempre ocupado no es sinónimo de ser productivo
Todos hemos conocido a esa persona que se queja constantemente por estar “completamente rebasada de trabajo”. Aquella persona que siempre está ocupada, finaliza su jornada laboral en promedio dos o tres horas más tarde que el resto de colaboradores, nunca pide vacaciones y trabaja a distancia los fines de semana. El problema es que por más que trabaje parece nunca ver la salida.
Debemos ser cautos al momento de asociar dichas características con ser una persona productiva. Una persona productiva es aquella que se enfoca en los resultados, evita las distracciones y entrega en tiempo y forma el trabajo solicitado superando las expectativas en cuanto a calidad se refiere. Sin embargo ¿cómo logran hacerlo? a continuación te compartimos algunos consejos.
Mantén un adecuado balance entre vida profesional y personal
Dormir bien, alimentarse sanamente, hacer ejercicio, pasar tiempo de calidad con la familia y cultivar los pasatiempos, son sin lugar a dudas actividades que te llevarán a enfrentar cada día con el máximo de energía y motivación para continuar cosechando resultados.
El sólo enfocarse a la vida laboral sin procurar el espacio debido para recargar energías es una de las principales causas de estrés, ansiedad y agotamiento (burnout), evita caer en esta trampa y organiza tus actividades a fin de que tengas tiempo tanto para lo laboral como personal.
Prioriza tus actividades en función de su impacto
Resulta de vital importancia el contar con una clara idea de la importancia e impacto de cada una de tus actividades asignadas. De esta forma podrás enlistar (ya sea en papel o de manera electrónica) y priorizar cada actividad por orden de relevancia, sin perder de vista aquellas tareas de menor impacto pero que de igual forma deben atenderse. Planea tu día desde temprano y verás como tu jornada resultará ser mucho más efectiva.
En la medida de lo posible trata de enfocarte en una sola tarea a la vez y de no pasar a la siguiente hasta no haber completado la primera. De otra forma, estarás dejando huecos y pendientes que te cobrarán factura hacía el final de la jornada.
Integra la Mejora Continua como parte de tus actividades diarias
El aprender técnicas de Mejora Continua, como por ejemplo TPS (Toyota Production System), te ayudará a tener una mejor idea de cómo funcionan los procesos y procedimientos. Además, te permitirá identificar de manera sencilla áreas de oportunidad que posteriormente podrás traducir en proyectos de mejora que harán más eficientes todas tus actividades.
Evita los paradigmas, no porque una tarea se ha siempre realizado de tal o cual forma significa que sea la mejor manera de llevarla a cabo. Siempre habrá maneras de mejorar todos los procesos, recuerda que el objetivo es mejorar de manera constante y sostenible.
Apuesta por la Educación Continua
Mantente actualizado y privilegia el aprendizaje de nuevos conceptos y herramientas de trabajo. Esto te llenará de más y mejores herramientas para realizar de forma más eficiente tu trabajo.
Por ejemplo, si tu actividad diaria exige realizar múltiples operaciones con Microsoft Excel, considera el tomar un curso de Excel Avanzado, esto te permitirá llevar a cabo mejoras en tus hojas de cálculo, eliminando operaciones repetitivas que no generan valor.
El realizar este tipo de acciones te dejará más tiempo para enfocarte en las tareas más relevantes, y sin duda te permitirá dedicar tiempo a la identificación de más mejoras.
Comprende la importancia de tu trabajo y el impacto interno y externo
Recuerda que en la organización todos somos parte de un gran engranaje, por ello, todo lo que realicemos o dejemos de realizar tendrá un impacto en otras áreas de la misma. Con nuestras acciones, podemos trastocar de manera positiva o negativa las áreas de la organización, pudiendo inclusive afectar al consumidor final.
Reflexiona sobre cómo tus actividades afectan a los procesos de otras áreas en la compañía y cómo les afectaría que entregaras a destiempo o sin la calidad adecuada.
Existen sin duda muchas más estrategias valiosas para mejorar nuestra productividad. Sin embargo, es importante estar atentos y preparados para enfrentar los obstáculos que se puedan presentar y que compliquen el logro de nuestro objetivo. Recuerda que el lograr una máxima eficiencia laboral te permitirá disfrutar de mejor manera tu vida fuera de la oficina, llenándote de la energía y motivación necesarias para seguir afrontando más y mayores retos.
