Cómo llevar a cabo reuniones verdaderamente efectivas

Como profesionales, es muy probable que hayamos participado en reuniones innecesarias, aburridas, o que simplemente no lograron conseguir ningún resultado evidente, dejándonos con la sensación de haber perdido el tiempo.

Desafortunadamente, el fenómeno anterior no es un tema aislado, sino una práctica común en muchas organizaciones de cualquier índole y tamaño. Por ello, es importante tener presente que una reunión no sólo es determinar una agenda y empezar a tiempo.

A continuación te compartiremos estrategias para poder llevar a cabo reuniones verdaderamente efectivas, y que consigan resultados tangibles y de beneficio para todos.

Deben de tener un propósito claro

Una reunión efectiva debe de tener un propósito claro y entendible para todos los asistentes, ya sea que se busque compartir información, tomar decisiones o bien coordinar actividades.

En el mejor escenario, el propósito de una reunión debería ser para tomar una decisión o bien construir algo de manera colaborativa. Resolver un problema, mapear un proceso, planificar un proyecto, entre otras actividades son un ejemplo de uso para una reunión.

Sea cual sea el motivo de la reunión, asegúrate de tener un objetivo claro, y que todos los asistentes comprendan la importancia de lograr dicho objetivo.

Deben tener una agenda

Toda reunión requiere de una agenda clara que debe ser compartida con anticipación a los asistentes, a fin de que estos preparen la información requerida para la fecha del evento.

Es fácil construir la agenda una vez que el objetivo de la reunión ha sido claramente identificado, y ésta debe ser construida con el único propósito de conseguir ese objetivo.

Debe de tener un líder

Para que la agenda y tiempos de una reunión sean respetados, debe haber una persona que lidere la misma. Esta persona será responsable de asegurar que los puntos establecidos en la reunión sean tocados en tiempo y forma.

Otra de las responsabilidades del líder de la reunión, es crear un ambiente de confianza en donde todos puedan participar con ideas o inclusive con desacuerdos, sin el temor de ser reprendidos o ignorados.

Tener alguien que administre la sesión nos ayudará a obtener los mejores resultados en el tiempo establecido.

Se deben respetar los horarios

El tiempo es dinero, por lo que cada minuto desperdiciado en una reunión es una perdida de valiosos recursos que podrían ser bien aprovechados en otras actividades.

Especifica claramente el horario de inicio y fin, y resalta la importancia de respetar el tiempo de los asistentes iniciando justo a la hora en que fue definida.

Igual de importante que la hora de inicio es la hora de fin. Una hora de fin respetada ayudará a que todos los asistentes a la reunión hagan lo posible por lograr los objetivos en el tiempo establecido.

Se debe invitar a las personas adecuadas

En base a los objetivos de la reunión es que se debe determinar qué personas deben de asistir a la misma.

En cantidad de asistentes a una reunión recuerda que menos es más, así que asegúrate de invitar a aquellas personas que verdaderamente tendrán puntos que ofrecer a la misma.

Deben de producir resultados tangibles y evidentes

Una reunión verdaderamente efectiva tendrá resultados claros y a la vista de todos.

Ya sea que se finalicé la reunión con un plan de acción con actividades y compromisos claros y medibles, una lista de decisiones o bien una colección de ideas, una reunión deberá proveer un resultado de valor para la organización.

Una reunión exitosa tendrá resultados fáciles de visualizar y dejará a los asistentes satisfechos con la sensación de haber contribuido a un resultado.

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