¿Cómo Administrar el Tiempo en el Trabajo?

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Gestionar el tiempo es planear y controlar el tiempo para realizar actividades en general. Una de las principales funciones dentro del departamento de Recursos humanos es la atención al personal, sin embargo; siempre estamos en constante lucha en contra del tiempo por pendientes que tenemos en el trabajo y; en ocasiones nos hace falta poder controlar el tiempo de cada actividad. Aquí te daremos algunos consejos para poder ser más eficientes al administrar el tiempo en el trabajo a nuestro favor.

Una de las mejores maneras para trabajar más rápido es evitar actividades que nos quitan el tiempo laboralmente hablando. Atenderlo significa dejar una actividad con mayor importancia.

Algunas de estas actividades son las siguientes:

Llamadas telefónicas, correos electrónicos y redes sociales

Tanto en llamadas como correos tratar que sea lo esencial y lo más breve posible, así como evitar leer los correos que no nos aportan a nuestro avance en el día, toma un momento de descanso para esa actividad. Evita conectarte a internet y redes sociales en caso de que no sea necesario para desempeñar tu trabajo.

Planear y priorizar actividades

El planear tu día laboral lleva tiempo pero conforme va avanzando el día puedes avanzar más rápido en las actividades. Una manera para poder planear tu día laboral es haciendo una lista de actividades que tenemos que hacer y posteriormente darle un numero de prioridad o importancia.

Diferencia entre importante y urgente.

Todas las actividades son importantes sin embargo, al administrar el tiempo en el trabajo hay que evitar que todas se vuelvan urgencias o se conviertan en crisis, tenemos que atender como bien lo mencionamos las prioridades que hacemos en nuestra lista de actividades diarias.

Delegar actividades

Delegar es la actividad de asignar responsabilidades y ciertas autoridades a un colaborador. El delegar no significa que me desentienda de las actividades, es compartir la responsabilidad de la misma.

Las actividades a delegar van de acuerdo a las competencias del colaborado. Esto nos hará más fácil avanzar en las actividades en las que podamos invertir más tiempo pero son sencillas para el colaborador.

Es importante ir soltando actividades poco a poco para lograr también el desarrollo del colaborador dando seguimiento y retroalimentación; así a la larga podremos ir concluyendo las actividades con más eficientemente.

Controlar las visitas no programadas

Evitar socializar en el área de trabajo, si tenemos alguna visita tratar de resolver y dar la atención adecuada de la manera más rápida.

Para avanzar en tareas importantes es válido trabajar a puerta cerrada. En algunas ocasiones esto con el fin de evitar interrupciones constantes, al igual tomar una sala o espacio cerrado; claro que solo en actividades que requieran total concentración.

Otra manera de reducir el tiempo es atender las visitas de pie y así evitar que se prolongue; también establecer algún horario para tratar determinado tema (programar un espacio en nuestra agenda).

Ordenar lugar de trabajo

Para poder avanzar en las actividades y administrar el tiempo en el trabajo apropiadamente, es clave tener ordenado nuestro lugar y saber dónde se encuentran todos los documentos o herramientas de trabajo; esto incluye tu computadora, organizar con carpetas ayudara a no perder tiempo buscando algún archivo que necesitemos.  El orden  te ahorra tiempo, espacio y se mantiene limpio el lugar donde pasas la mayor parte de tu día.

Con estos consejos podremos ahorrar tiempo y ser más eficientes para concluir nuestras actividades diarias gestionando y controlando el tiempo a nuestro favor. Podremos generar ventaja para actividades futuras para seguir desarrollándonos profesional mente.

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